Dalam membuat surat masal di Microsoft Word telah tersedia menu Mailings yang terdapat mail merge yang dapat menyatukan beberapa
dokumen menjadi satu, sehingga dapat mempermudah kita dalam memasukkan
data-data yang diperlukan di dalam pembuatan surat masal . Berikut adalah
penjelasan mengenai toturial menggunakan fasilitas mail merge di Microsof Word
:
Langkah
pertama, saat membuka Microsoft Word silahkan buka menu Mailings dan pilih Select
Recipients lalu klik Type New List untuk memasukkan data-data
yang kita butuhkan dalam pembuatan surat masal , contohnya yaitu sebagai berikut
:
Langkah
kedua, silahkan masukkan data-data yang kita butuhkan. Selain itu kita juga dapat mengatur data apa saja yang
ingin dimasukkan dan menghapus data yang tak diperlukan dengan mengklik Customize
Columns seperti contoh dibawah ini misal kita tak email maka email bisa
kita hapus.
Langkah
ketiga yaitu isi kolom dengan data yang sesuai dengan kebutuhan kita di kolom
yang telah kita atur tadi, dan apabila ingin menambah kolom silahkan klik pilihan
NewEntry
Langkah
keempat, setelah semua data telah diinput, silahkan save database surat dan masukkan ke dalam format surat kita yaitu dengan cara memblok format surat yang ingin
ditampilkan datanya dan klik Insert Merge Field lalu pilih data mana
yang ingin ditampilkan seperti contoh dibawah ini
Terakhir,
data yang tadi ingin ditampilkan belum langsung menunjukkan data sesungguhnya,
tapi masih dalam bentuk nama datanya. Misalnya kita ingin memasukkan nama,
tetapi yang muncul bukan nama orang namun tulisan "Nama" , maka kita
harus mengklik Preview Results untuk menampilkan data sesungguhnya
yang kita input seperti contoh di bawah ini
Itulah tutorial menggunakan Mail Merge di Ms Word. Semoga bermanfaat J
Komentar
Posting Komentar